Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich auch der Job-Alltag der regionalen „Einkäufer“ stark verändert. Zum Schutz der Mitarbeiter arbeiten alle aus dem Homeoffice und Klinikbesuche wurden weitestgehend eingestellt. „Dies bedeutet, dass neben den aktuellen Herausforderungen, die Materialversorgung der Patienten und Mitarbeiter zu sichern, auch der Abstimmungsaufwand zugenommen hat. „Viele Kollegen arbeiten zum ersten Mal im Homeoffice und mussten erst lernen mit dieser neuen Situation umzugehen“, sagt Lars Jäger, Regionalleiter Einkauf Region Süd.
Der Verbrauch an Schutz-Materialien für Patienten und Mitarbeiter stieg plötzlich enorm und gleichzeitig war kaum noch Ware über die etablierten Lieferwege in die Lager und Kliniken der Region mehr zu bekommen. Im Fokus der Aktivitäten stehen die 86 Akut-Kliniken, darüber hinaus sind auch Bedarfe von Medizinischen Versorgungszentren sowie die der weiterhin durch das Einkaufs- und Logistiknetzwerk der Helios Kliniken versorgten Reha-Kliniken der VAMED zu bedienen.
Als Reaktion auf die außergewöhnliche Situation, richteten die Regionalleiter Einkauf sofort Krisenstäbe und tägliche Telefonkonferenzen in den jeweiligen Regionen ein. „Im Fokus steht, die knappen Artikel bedarfsgerecht zu verteilen, auftretende Prozessprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben“, erklärt Jens Richter, Regionalleiter Einkauf und Logistik Ost.
„Wir besprechen mit den Teams von Einkauf und Logistik, welche Wege wir gehen können, um die Versorgung unserer Kliniken mit Schutzausrüstung und Beatmungsmaterialien sicherzustellen“, so Dirk Bürger, Regionalleiter Einkauf West.
Ebenso wichtig für Richter, Jäger und Bürger, ist der permanente Austausch mit Pflegedirektoren, Hygiene-Kollegen sowie Klinikgeschäftsführern über die aktuelle Liefer- und Bestellsituation der Materialien.
Die Belieferungspläne für die Kliniken werden jetzt täglich nach Bedarfslage festgelegt. Die Einkäufer müssen immer auf dem aktuellsten Stand der Bestände sein. Was morgens noch gut war, kann mittags schon wieder überholt sein. „Momentan ist unsere wichtigste Aufgabe, nicht nur die Ware zu beschaffen, sondern auch Panikbestellungen von tatsächlichem Bedarf zu unterscheiden“, erklärt Jäger.
Durch die Corona-Pandemie bedingte Verknappung von Schutzkleidungs- und Beatmungs-Produkten mussten die gut funktionierenden Bestell- und Lieferprozesse vollständig verändert werden.
So werden zum Beispiel in der Region Ost einige Artikel der persönlichen Schutzausrüstung, die früher über einen Scanner auf der Station bestellt wurden, jetzt per Verteilungsschlüssel geliefert. „Die Herausforderung ist oft, überhaupt Produkte für die Verteilung vorrätig zu haben. Teilweise greifen wir auf Artikel anderer Klinikstandorte oder Lager zu oder arbeiten regionsübergreifend“, berichtet Regionalleiter Richter.
„Bisher gelingt uns das gut! Wir transportieren jetzt zum Teil täglich nach Bedarf Materialien zwischen unseren vier regionalen Lagerstandorten und den Kliniken der Region“, sagt Dirk Bürger.
Sie sind in enger Abstimmung mit den Kollegen vom Zentralen Einkauf und tauschen sich täglich mit den anderen Regionalleitern aus. Sie helfen sich mit Ideen und Informationen und auch mit Waren aus.
Richter, Jäger und Bürger sind sich einig: „Hier wird niemand allein gelassen, das ist wirklich ein klasse Zusammenhalt, den wir jeden Tag, leben!“
